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设备管理

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一、申购

(一)申请。普通设备的申购根据工作需要,向本单位负责人提出申请,批准后即可购置。进口设备根据《政府采购进口产品管理办法》,拟使用财政性资金申购进口产品时,仅当拟购仪器设备在中国境内无法获取或者无法以合理的商业条件获取,以及法律法规另有规定确需采购进口产品的,方可申购,并需填写《华中科技大学进口设备申请表》。大型仪器设备在购置前必须经过校内申购论证程序。论证内容按《大型仪器设备申购论证报告》要求填写。

(二)采购。普通设备按采购中心流程办理,申购大型仪器设备除按采购中心流程外,应采取专家论证会方式进行。论证会专家组应由5人(含)以上的单数组成。专家组组长主持论证会,程序包括:申购人报告、专家质询与讨论、专家组形成论证意见。申购单价40万元(含)以上的仪器设备,专家组中应至少有1名非本单位并熟悉拟购仪器设备的技术专家;申购单价100万元(含)以上的设备,专家组中至少有2名非本单位并熟悉拟购仪器设备的技术专家,且须有实验室与设备管理处(或组织申购论证的其他职能部门)工作人员作为观察员参会。申购论证经专家论证会通过后,论证报告报实验室与设备管理处或组织申购论证的其他相关职能部门。

单价10万元以上大型仪器设备申购论证流程

相关职能部门按下列程序审批:

1. 申购单价在100万元以下的,由申购论证组织部门审批;

2. 申购单价在100万元(含)以上的,由申购论证组织部门报校领导审批。

二、验收

(一)单价10万元以下的仪器设备,由使用单位组织2名以上在编在册教职工验收。验收合格的,参与验收人员均应在发票或发票所附货物清单签名,使用单位设备管理员随后审核签名。

(二)单价10万元(含)以上大型仪器设备,使用单位应组织专家组验收,验收专家组应由3人(含)以上的单数组成。其中申购单价40万元(含)-100万元的仪器设备,验收专家应至少有1名非本单位并熟悉拟购仪器设备的技术专家。对于单价100万元(含)以上的,验收专家组应由5人(含)以上的单数组成(其中至少应有2名非本单位并熟悉该仪器设备的技术专家),并通知负责该设备申购论证的职能部门派观察员参加验收会。验收通过的,由使用单位填写大型仪器设备验收报告,经验收专家签名、使用单位设备管理员和使用单位仪器设备分管领导审核签名,加盖使用单位公章,报实验室与设备管理处审核存档。

(三)进口仪器设备的验收,要严格按照国家海关关于进口设备的有关规定,在索赔期(自货到港口之日起90天内)完成。验收中如发现仪器设备外包装与合同不符,数量、质量及技术指标未达标及货物损坏等情况,应及时提出索赔,并向实验室与设备管理处书面备案。

三、建账

单价在1000元(含)以上的仪器设备经验收合格,需办理仪器设备建账手续。具体程序为:

(1)领用人或设备管理员在设备管理系统中提交仪器设备建账申请;

(2)设备管理员在设备管理系统中初步审核;

(3)有关人员持发票及购货合同,或自制仪器设备研制费用清单及相关凭证复印件,或捐赠合同,到实验室与设备管理处办理终审手续;对于大型仪器设备,还需同时提交大型仪器设备验收报告;

(4)实验室与设备管理处对相关资料进行审验,核发仪器设备验收凭证及仪器设备标签。

仪器设备验收凭证是办理财务报销的依据,不得遗失;如有遗失需提出书面申请方可补发。仪器设备标签是设备清查的依据,领用人应将其妥善粘贴于仪器设备表面。

科研项目中为校外单位代购(代制)的仪器设备,不在校内办理仪器设备验收和建账手续;科研项目承担单位凭科研项目合同、仪器设备采购合同、发票、校外单位接收仪器设备证明,经本单位经济责任人审批后,到财务部门办理报账手续。

自制且归学校所有的仪器设备,项目承担单位办理仪器设备验收和建账手续后,方可进行项目结题验收。

新购设备建账流程

自制仪器设备建账流程

四、仪器设备的价格变更、退库

(一)发生下列情况的,由仪器设备使用单位提出申请,附上必要证明材料,经实验室与设备管理处审核确认后,可以变动仪器设备价值:

1.根据国家规定对仪器设备重新估价的,根据实际价值调整原来暂估价值的,或发现原来记录仪器设备价值有误的。

2.对仪器设备改装、增加零配件或扩充功能的。其中,对仪器设备增加零配件或扩充功能的,按仪器设备附件增值计价入账;在原有仪器设备基础上改装,按改装发生的支出,减去改装过程中发生的变价收入后的净增加值,变动仪器设备账。

经批准变动仪器设备价值的,由仪器设备使用单位及时通知财务部门。

(二)已验收建账的仪器设备因故需要退货并销账的,由领用人提出书面申请,经使用单位分管领导审批签字并加盖单位公章,报实验室与设备管理处审核后办理仪器设备下账手续。其中已办完财务报销手续的,必须提供财务部门退款收讫证明;尚未办理财务报销手续的,必须返还仪器设备验收凭证。

五、以旧换新

对仪器设备的零配件维修更新,办理以旧换新手续,不增加仪器设备原值。仪器设备以旧换新更换零配件按以下程序办理:

1、使用单位对用于更新的零配件进行验收。单价5000元以下或批量价格20000元以下的,由2名(含)以上在编在册教职工验收;单价5000元(含)以上或批量价格20000元(含)以上零配件更新,使用单位设备管理员必须参与验收。验收合格后,参与验收人员在发票(或发票所附货物清单)签名;

2、设备领用人登录设备管理系统对设备的零配件更新作以旧换新登记;

3、使用单位派人持购货合同、发票和换下的旧零配件到实验室与设备管理处办理终审手续;对于过大、过重或有毒性、放射性的旧零配件,则填写《设备旧件回收申请表》代替实物,由实验室与设备管理处负责回收处置。需要使用旧件折抵新件货款的,由使用单位审核,并附相关合同,经实验室与设备管理处批准,可免交旧件。

维修交旧流程图

 

 

六、调剂调拨

校内各使用单位之间进行仪器设备调剂(或划转),必须符合设备管理相关规定并保证账随物走,及时按以下程序办理调剂(或划转)手续:

1、调出单位设备管理员在设备管理系统中提交设备调剂(或划转)申请;

2、调入单位设备管理员在设备管理系统中同意接收调剂(或划转)的仪器设备;

3、调出单位设备管理员在设备管理系统中打印仪器设备调剂(或划转)申请表;

4、调出单位主管领导审核签字;

5、调入单位主管领导审核签字;

6、双方移交仪器设备;

7、调出单位将调剂(或划转)申请表送实验室与设备管理处设备管理科办理转账手续。

离退休、离职、调动或长期(1年以上)出国人员,应在离岗前经单位设备管理员办理仪器设备移交手续后,方可办理相关手续,不得拒绝移交或私自处理(带走、转送、变卖等)仪器设备。使用单位应及时落实新的领用人,并由设备管理员在设备管理系统修改领用人和存放地点信息。

七、仪器设备处置

包括:报废、报损、转出(含出售以及对外捐赠、置换)等,按照以下程序办理报批手续:

(1)领用人在设备管理系统中提交处置业务申请;

(2)单位设备管理员查验待处置仪器设备实物并在设备管理系统中审核打印对应业务申请表(或鉴定表),组织专家组对待处置仪器设备实物逐一进行技术鉴定后签字后;

(3)使用单位将申请表(或鉴定表)交学院管理员,报仪器设备分管领导审核签字,学院管理员汇总后送实验室与设备管理处;

使用时间超过12年的大型仪器设备或使用时间超过6年的其他仪器设备,经专家技术鉴定确认已无使用价值或存在不可修复的安全隐患的,方可申请报废;其中,对大型仪器设备报废审查的技术鉴定应由5名(含)以上专家组成专家组进行。

仪器设备因特殊原因需提前报废,应由使用单位提交书面报告说明理由,向实验室与设备管理处申请并经学校决策会议审批。

批准报废、报损的仪器设备,由使用单位负责拆除、拆解并相对集中放置,由实验室与设备管理处统一组织回收并作变价处置,回收时使用单位管理员和实验室与设备管理处工作人员必须到现场对照账物清点并签字。

八、赔偿

发生仪器设备丢失或损坏时,领用人应迅速向使用单位报告,其中属于被盗的,领用人还应保护好现场并迅速向校保卫处或公安机关报案。使用单位应立即组织事故原因分析、提出处理方案,报实验室与设备管理处按报损(失)程序办理。仪器设备损坏或丢失赔偿费用一般由责任人个人承担,不得使用公款(如科研经费、自筹经费、创收经费等)支付。

(一)属于下列情况之一的损坏或丢失,应予以赔偿:

1.违反操作规程,造成仪器设备损坏;

2.未经批准,擅自拆卸仪器设备造成损坏;

3.因工作失职、指导错误或使用不当造成仪器设备损坏;

4.因保管不善,造成仪器设备损坏或丢失;

5.其他人为原因造成的损坏、丢失。

(二)由于下列原因造成的损坏或丢失,经过专家技术鉴定和确认,可免于赔偿:

1.因实验操作难度大或实验操作本身的特殊性(如检修、试运行等),且采取了必要的安全预防措施,仍难以避免的损坏;

2.由于仪器设备本身的原因(如产品质量、技术缺陷、老化等),在正常使用或保管条件下发生的自然损坏;

3.由于其它客观原因(如突然停电、停水、外接电源故障等)以及重大自然灾害等不可抗力造成的损坏;

4.采取了符合规范要求的安全防范措施的情况下发生的被盗、损坏。