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华中科技大学会计档案管理办法

发表时间:2017-08-22 发布者: 浏览次数:600
财字〔2017〕18号

第一章总则  

第一条 为加强对学校会计档案管理,有效地保护和利用会计档案,根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》和《会计档案管理办法》(中华人民共和国财政部、国家档案局令第79号)的有关要求,结合本校实际情况,特制定本办法。
第二条 本办法适用于学校财务处(含附属中小学)会计档案管理,后勤集团和校医院参照本办法执行。
第三条学校会计档案归口档案馆和财务处共同管理。档案馆负责对会计档案管理工作的指导、监督、检查,以及移交档案馆的会计档案的存放、利用和鉴定销毁工作。财务处负责会计档案的收集、整理、立卷、归档、保管、利用(移交档案馆前),并协助档案馆开展鉴定销毁等工作。
第四条 学校档案馆和财务处要保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。学校档案馆和财务处主要负责人分别对所管理会计档案的合法合规性及安全性负管理责任;分管副处长负分管责任。
第五条 财务处配备专门会计档案工作人员,对移交档案馆前的会计档案管理的合法合规性和安全性负直接责任。专职档案工作人员负责财务处会计档案的日常管理工作,并负责日常指导和监督学校其他单位会计档案管理工作。
第二章会计档案的内容
第六条本办法所称的会计档案是指学校在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料。具体形式包括以下几个方面的内容:
(一)会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;
1.原始凭证是在经济业务发生时,由业务经办人员直接取得或者填制,用以表明某项经济业务已经发生或其完成情况并明确有关经济责任的一种凭证。原始凭证是填制记账凭证或登记账簿的原始依据,是重要的会计核算资料。原始凭证包括外来原始凭证和自制原始凭证两种。
2.记账凭证是对经济业务按其性质加以归类,确定会计分录,并据以登记会计账簿的凭证。学校根据会计核算的一般要求和学校的实际情况设置统一、通用的记账凭证。
(二)会计账簿是指以会计凭证为依据,全面、连续地记录一个单位的经济业务,对大量分散的数据或资料进行分类归集整理,逐步加工成有用的会计信息的工具。包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;
(三)财务会计报告指用来反映会计实体财务状况和事业发展成果的总结性书面文件,包括会计报表、附表以及财务情况说明书等,包括学校及附属单位的月度、季度、半年度、年度财务会计报告;
(四)其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。
具有保存价值的会计资料是指与会计核算有关的重要资料,包括:学生缴费及欠费情况、学生学籍变动单、工资薪金发放清册、住房公积金备查簿和其他会计核算资料。
第七条 单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料,包括第六条所述会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料,在满足下列条件的情况下,可以用电子形式保存,形成电子会计档案。鉴于目前会计信息数据化的不完整性,学校会计档案以纸质档案和电子档案同时存档。
(一)形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;
(二)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;
(三)使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;
(四)采取有效措施,防止电子会计档案被篡改;
(五)建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;
(六)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。                                    
第八条 满足本办法第七条规定条件,单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的,可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案。
第九条 以下与财务会计核算相关的文件材料,应当执行文书档案管理规定,不作为会计档案管理:
(一)学校年度财务预算;
(二)学校财务预算执行及考核情况;
(三)学校对外投资的文件及相关投资证明;
(四)学校年度收入分配的相关文件及资料;
(五)学校基本建设和维修工程的施工合同;
(六)各类审计决定、报告及意见;
(七)公、检、法、税务下达的与经费有关的文书;
(八)国家及学校各项财务规章制度。
第三章日常管理
第十条学校财务处设会计档案工作岗位,按照归档范围和归档要求,负责定期将应当归档的会计资料整理立卷,编制会计档案保管清册。具体包括会计档案的搜集、整理、分类、装订、立卷、保管、交接、利用、期满销毁等工作。
第一节 会计档案的立卷和归档
第十一条 财务处是会计档案的立卷人,应对财务处会计档案及时进行整理、装订、立卷和归档。
第十二条学校会计档案的封面及装订材料由财务处统一制作,财务处统一和规范会计档案的装订、立卷要求。
第十三条财务处应及时对形成的会计档案进行整理、装订、立卷和归档。
(一)财务处各科室应根据会计凭证的数量每天或定期(最长不得超过一周)及时进行整理,防止凭证的散乱和遗失。
(二)记账凭证应当连同所附的原始凭证,按照编号顺序,按期装订成册,并加具封面,注明应填列的内容,由装订人在装订线封签处签名或者盖章,当月凭证应于次月20日前装订完毕。
  (三)会计账薄上应载明账簿名称、所属会计年度、记账或管理人员、账簿启用和起止日期,并加盖经办人和财务处负责人签章。采用财务信息处理自动生成的账薄,应按期打印出纸质会计档案,也应载明账簿名称及所属年度、管理人员,并加盖经办人和财务处负责人签章。
  (四)对各类财务报告,应按照月、季、年度保存。作为会计档案的各类财务报告应加盖单位公章,单位负责人、财务处负责人及填报或者编制人应在报告上签章。
第二节 会计档案的传递和保管
第十四条 当年的会计档案,记账凭证于装订后次月交由会计档案管理员保管;其他档案必须在次年的3月31日前移交会计档案管理员,并办理交接手续,在未移交前由经办人员保管。
第十五条 当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由财务处临时保管一年,再移交学校档案馆保管。因工作需要确需推迟移交的,应当经学校档案馆同意。
财务处临时保管会计档案不超过三年。若档案归口部门因保管空间不足等问题无法接收档案,可延长财务处临时保管年限。临时保管期间,会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案。
第十六条 与学校档案馆办理交接会计档案时,交接双方应当办理会计档案交接手续。财务处编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的单位有关负责人负责监督。交接完毕后,交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。
第十七条 纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。
第十八条已经立卷归档的会计档案,任何人不得私自拆封或抽换。尚未移交给学校档案馆的会计档案,确需拆封重新整理的,报财务处批准后,由财务处派人监督办理;已移交给学校档案馆保管的会计档案,原则上应保持原卷册的封装,个别需要拆封重新整理的,档案馆应当会同财务处和经办人员共同拆封整理。
第十九条会计档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。会计档案的保管期限,从当年会计年度终了后的第一天算起,具体保管年限见附件3。
第二十条本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限,各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。
第二十一条财务处、档案馆和其他会计档案保管单位,应提供合适的会计档案保管条件,会计档案的存放必须有专用的场地和设施,原则上会计档案应该集中保管,分类存放。做好防火、防盗、防霉、防潮,防鼠、防蛀等工作,对电算化档案的磁盘、光盘,还要防磁、防折。
第三节会计档案的查阅和利用
第二十二条学校财务处及其他校内单位应当建立健全会计档案的查阅、复制、登记制度,既要方便查阅会计档案,又要保证会计档案的安全。会计信息属本单位秘密,会计档案内容不得随意向外披露。
第二十三条 会计档案的查阅,须履行一定程序或审批手续,严禁篡改和损坏。
(一)财务处内部人员进入财务处档案室查阅与本职工作有关的凭证,需经会计档案管理员同意,在《会计档案查阅登记表》上签字并登记查询事由、凭证号。若需要将已归档的会计档案借出档案室(不得借出财务处),必须经所在科室负责人审批,并填写《会计档案查询申请表》。
(二)学校审计处调阅会计档案必须出具审计通知或相关文件,填写《会计档案查询申请表》,并经审计处盖章后交财务处审批。
(三)科研项目检查、审计复印或拍照会计凭证,必须出具《华中科技大学科研项目(课题)接受审计检查流程表》、《会计档案查询申请表》,经项目责任人签字、所在单位盖章后交财务处审批。
(四)其他专项检查调阅会计档案,出具《会计档案查询申请表》,经项目责任人签字、所在单位盖章后交财务处审批。
(五)校外单位人员查阅会计档案,提供单位介绍信,填写《会计档案查询申请表》,注明事由、查询年度、凭证号、记账部门,经学校相关部门和财务处负责人审批。
(六)校内其他人员查阅以下会计档案,如银行付款凭证、付款合同或协议等非票据类零星凭证,需填写《会计档案查询申请表》,经财务处相关科室核实审批后交会计档案管理员查询。
(七)因票据遗失需要查询会计档案、复印票据的,需付款人所在单位财务部门出具书面证明,经财务处相关科室核实审批,提供查询年度、凭证号、记账部门等信息,交会计档案管理员查询。
第二十四条 会计档案原则上不得借出。因工作需要且根据国家有关规定必须借出的,借阅单位须出具借调档案的书面申请,明确调阅的档案名称、日期、调阅理由和归还时间,经财务处负责人同意后借出。
第二十五条 查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂改、拆封和抽换。
第四节会计档案的鉴定和销毁
第二十六条 学校财务处、档案馆定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定销毁意见书。经鉴定,仍需继续保存的会计档案,应重新划定保管期限;对保管期满,已无保存价值的会计档案应当按照一定程序进行销毁。
第二十七条保管期满但未结清的债权债务原始凭证、记账凭证和涉及到其他未了事项的原始凭证、记账凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
第二十八条 对保管期满的会计档案,除本办法第二十六条规定的情形外,按照以下程序销毁:
(一)由学校档案馆会同财务处提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。
(二)档案馆和财务处经办人、档案馆和财务处负责人、主管财务和档案工作的校领导分别在会计档案销毁清册上签署意见。
(三)档案馆负责组织会计档案销毁工作,并与财务处共同派员监销。电子会计档案销毁时,还应当由信息系统管理人员监销,并符合国家有关电子档案的规定。
(四)监销人在会计档案销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对,在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。
(五)销毁清册一式两份,一份归档案室,一份留财务处存查。
第六章附则
第二十一条本办法自公布之日起实施,由财务处负责解释。
附件: