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通知通告

关于印发《华中科技大学会议费管理暂行办法》的通知

发表时间:2017-02-22 发布者: 浏览次数:1577
校财〔2016〕11号
全校各单位:
《华中科技大学会议费管理暂行办法》经2016年8月28日校党委常委会审议通过,现予以印发,请遵照执行。
 
                                        华中科技大学
                                             2016年8月31日
 
 
华中科技大学会议费管理暂行办法
第一章 总 则
第一条 为加强和规范学校会议费管理,推行厉行节约、反对浪费,提高会议效率和质量,根据《中共中央办公厅、国务院办公厅关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》(中办发[2016]50号)等相关文件精神,结合学校实际,制定本办法。
第二条 本办法适用于学校各单位举办(含主办、承办)的各类会议、论坛,包括国内业务会议、国内管理会议、在华举办的国际会议。
国内业务会议是指因教学、科研业务需要举办的业务性会议,包括学术会议、学术论坛、研讨会、评审会、座谈会、答辩会等。
国内管理会议是指除国内业务会议之外的其他国内会议。
在华举办的国际会议是指报经教育部外事部门批准的、在我国境内举办的国际会议。
会议举办者根据会议内容和性质选择相应的会议类型,报所在单位审批确定。
条 会议费使用和管理职责如下:
会议组织者和开支经费负责人是直接责任人,对会议费使用和原始凭证的合规性、真实性和相关性承担直接责任。会议开支经费负责人及其经办人应了解并遵守有关财经法律法规和会议费管理制度,遵循勤俭节约、诚实守信的原则,依法、据实报销会议费。
各单位经济责任人对本单位举办的会议承担审批、授权审批和监管责任。
科学技术发展院人文社会科学处职能部门主要负责人负责对本办法规定的需要职能部门监管的事项进行审批。各类会议归口管理职能部门分别为:因教学举办的国内业务会议归口部门为教务处、研究生院、远程与继续教育学院;因科研举办的国内业务会议归口部门为国内管理会议归口部门为校长办公室;国际会议归口部门为国际交流处。
财务部门负责会议费的会计核算和财务管理,制定和完善学校会议费管理办法,依据有关财经法律法规、会议费管理办法和各单位审批结果,实施会议费报销核算、监督和服务。
第二章 会议审批和注意事项
第四条 各单位应坚持厉行节约、反对浪费、规范简朴、务实高效的原则建立健全会议审批管理制度,严格控制会议数量、会期、规模。国内管理会议会期一般不得超过2天,会议报到和离开时间合计不得超过1天,参会人数原则上控制在80人以内。国内业务会议会期一般不得超过3天,报到和离开时间合计不得超过1天,参会人数原则上控制在100人以内。
第五条 国际会议需报国际交流处并由教育部外事部门审批。
第六条 举办会议应预先编制会议费预算表(见附件),列明会议名称、会议类别、主要内容、时间、地点、代表人数、工作人员数、所需经费及列支渠道等,其中经费预算应细化到会议费开支项目,由项目负责人和各单位经济责任人按本办法规定认真审批。
国内业务会议和国内管理会议会期或者参会人数不超过第四条规定标准的,由所在单位审批;超过规定标准的,需报归口管理部门审批。国际会议须先报国际交流处、并经国际交流处报教育部主管部门审批。
第七条 使用财政专项经费、纵向科研经费和其他实行预算控制的经费召开会议,应在项目批准的会议费预算额度和标准内开支会议费。
第八条 各单位召开会议应当改进会议形式,充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段,降低会议成本,提高会议效率。
第九条 会议优先安排在学校内部会议室、礼堂、招待所等场所。因工作需要必须在校外召开的,应根据经济性、便利性原则选择会议场所。
第十条 各单位举办的国内会议原则上应在武汉市内召开。因主办方要求在外地召开的,需提供相关证明材料并报职能部门审批。不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。
第三章 会议费开支范围、标准和报销管理
第十一条 举办会议开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费等;国际会议可开支同声传译翻译费、同声传译设备租金费用。
此处所称交通费是指用于会议代表接送站,以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。
第十二条 会议费开支实行综合定额控制,各项费用之间可以调剂使用。编制住宿费预算时不得将本地代表及工作人员纳入会议费综合定额控制计算范围,会议费综合定额标准,详见附表1。
各类会议应按照定额控制标准执行,超支部分不予报销。国内业务会议中院士或外籍人士达到参会人数三分之一的,综合定额标准可提高到760元/人.天。参会人员全部为校内人员的校内会议一律安排在校内召开,原则上不安排食宿,确因实际需要可以安排工作餐,跨校区代表可以安排住宿,其他费用在标准范围内据实报销。
第十三条 下列费用纳入会议费预算,但不计入会议费综合控制定额,从相应的支出科目中据实列支:
(一)会议代表城市间交通费。会议代表参加会议发生的旅费,原则上回单位报销。对确因工作需要,邀请学者、专家和有关人员参加会议所发生的城市间交通费、国际旅费,可按照学校有关规定标准在差旅费和外宾接待费中报销。
(二)同声传译人员翻译费、同声传译设备租金。
(三)参会专家劳务费。举办会议根据工作需要,可按有关规定向邀请参会专家发放咨询费、讲课费、评审费。劳务费的发放应采取银行转账等非现金方式支付,并依法缴纳个人所得税。
第十四条 各单位在会议结束后应当及时汇总各项资料和票据,填写会议费报销明细单,一次性办理报销手续。会议费报销时应提供:
(一)会议通知(包含会议议程);
(二)经审批的会议费预算表;
(三)会议费报销明细单;
(四)实际参会人员签到表(如无法提供签到表,可提供有参会人员姓名、工作单位、联系方式等信息的名册);
(五)会议服务单位提供的费用发票、原始明细单据、电子结算单、委托协议(合同)等资料;
(六)如举办国际会议,需提供教育部批准办会的文件。
第十条 会议费开支应按会议费预算执行。在会议费综合定额范围内如实际支出超出预算,需说明情况报所在单位审批同意后给予报销,因会期、规模变动导致超预算且会期或规模超过第四条规定标准还需报归口管理部门审批。
第十六条 会议费支付应按照国库集中支付制度和我校公务卡管理制度的有关规定执行,以银行转账或公务卡方式结算。
第十七条 对于全部使用财政拨款举办的会议,不得再向参会人员收取费用,严禁转嫁摊派会议费。
对于使用多种资金渠道举办的会议,按照成本补偿的原则,各单位可不以盈利为目的,适当向参会人员收取会议费,收取会议费的标准在会议费预算表内披露。
第四章 监督问责
第十八条 严禁各单位借会议名义组织会餐或安排宴请;严禁预存、套取会议费设立“小金库”;严禁在会议费中列支公务接待费。
各单位办会不得安排高档套房;会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量,严禁提供高档菜肴,不上烟酒;国内管理会议会场不制作背景板,不提供水果和茶歇。
不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用;不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观;严禁组织高消费娱乐、健身活动;严禁以任何名义发放纪念品;不得额外配发洗漱用品。
第十九条 各单位应当加强对本单位会议举办活动和经费报销的内控管理,对违反会议费管理制度的人员进行严肃处理,自觉接受学校有关部门对会议举办活动及相关经费支出的监督检查。
第二十条 学校纪检监察、审计、财务等部门对各单位会议费管理和使用情况进行监督检查。主要内容包括:
(一)单位会议审批制度是否健全,会议活动是否按规定履行审批手续;
(二)会议费开支范围和标准是否符合规定;
(三)会议费报销手续是否符合规定;
(四)会议费管理和使用的其他情况。
第二十一条 违反本办法规定,有下列行为之一的,依法依规追究相关单位和人员的责任。
(一)单位无会议审批制度或会议审批控制不严的;
(二)预存、套取会议费设立“小金库”的;
(三)以虚报会议人数、天数等手段骗取会议费的;
(四)违规扩大会议费开支范围,擅自提高会议费开支标准的;
(五)违规报销与会议无关费用的;
(六)其他违反本办法规定的。
有前款所列行为之一的,由学校相关部门责令改正,违规资金应予追回,并视情况予以通报。对直接责任人和相关负责人,按学校相关规定进行处理。涉嫌违法的,移送司法机关处理。
第五章 附 则
第二十二条 会议费报销同时还需遵守国家及学校其他有关规定,本办法由财务处负责解释。
第二十三条 本办法自2016年9月1日起执行。
 
           2、会议预算审批表